Desenvolver um bom processo de matrícula escolar é fundamental para proteger a saúde financeira da sua escola e garantir um bom número de alunos registrados. Para que tais objetivos sejam atingidos, você precisa contar com algumas estratégias capazes de organizar as diversas etapas do processo de matrícula.
Tais cuidados fazem com que a experiência dos pais e responsáveis seja otimizada, elevando o índice de rematrícula e trazendo mais previsibilidade para as receitas da sua instituição. Veja, a seguir, quais as melhores estratégias para organizar o processo de matrícula de maneira eficiente!
Como funciona o processo de matrícula escolar?
A época de matrícula é fundamental para qualquer escola, afinal, essa é a oportunidade de captar novos estudantes e desenvolver um bom planejamento para o restante do período escolar. Portanto, esse é um dos períodos mais importantes para sua instituição.
Muitos aspectos precisam ser considerados no seu planejamento, com referência ao prazo de matrícula e quais etapas devem ser cumpridas. Definir os prazos com clareza, criar um ótimo cronograma e anunciar com antecedência para os responsáveis é fundamental para ter uma boa organização.
Também vale entender quais os critérios mais importantes para os pais na hora da escolha dos filhos, ajustando esses quesitos para tornar sua instituição ainda mais competitiva.
De que forma organizar esse processo de maneira efetiva?
Agora que você já sabe como funciona o processo de matrícula escolar, que tal aprender algumas maneiras efetivas de organizá-lo e obter bons resultados? Para auxiliar nessa missão, preparamos várias dicas especiais. Vale a pena conferir e colocar em prática cada uma delas.
Defina as metas
O primeiro passo para ter um processo de matrículas eficiente e que ajude a maximizar o número de alunos da sua escola é a definição de metas. Por meio delas, fica mais simples estabelecer planos com o intuito de atingir o que você deseja para sua instituição.
Na intenção de estipular objetivos realistas e alcançáveis, vale consultar os dados registrados e entender os cenários possíveis. Assim, você consegue motivar sua equipe e aumentar o número de matrículas realizadas.
Crie um cronograma
Por meio de um cronograma também é possível ter uma melhor orientação para dar andamento a esse processo. Por exemplo, com esse recurso você consegue entender quais são as datas ideais para enviar avisos, receber documentações e muito mais.
Assim, vale a pena analisar quais são os períodos ideais para cada uma das fases e deixar isso bem claro para toda a equipe. Outro ponto é dar prioridade aos estudantes que já estão na escola, pois, possivelmente, a renovação deles será muito mais simples do que o novo cadastramento.
Faça uma boa divulgação
A divulgação é uma das partes mais importantes para alcançar mais estudantes e garantir bons resultados financeiros para a escola. Para isso, é importante encontrar os melhores canais para realizar as campanhas pré-matrícula.
Por exemplo, usar as redes sociais é uma boa opção. Nesse sentido, apresente as vantagens de estudar na escola, detalhe um pouco sua metodologia, use a infraestrutura da instituição a fim de encantar os potenciais novos alunos.
Além disso, vale solicitar aos atuais matriculados depoimentos para potencializar os resultados. Por meio desse tipo de prova social, é possível ter mais credibilidade para convencer os pais dos alunos.
Organize a documentação
Para facilitar a administração dos dados, contratos e documentação, é fundamental ter organização. Em geral, esse processo envolve muitos papéis que devem ser arquivados e gerenciados com muito cuidado, pois, assim, você evita a perda de documentos e garante segurança às informações disponibilizadas.
Além disso, uma boa ação é optar pela digitalização de tudo. Por meio de soluções na nuvem, é viável reduzir custos, garantir eficiência e facilitar na hora de encontrar os dados disponíveis.
Determine a quantidade de vagas
Para manter a qualidade do ensino da instituição e não superlotar as salas, é importante entender qual é a quantidade de matrículas que sua escola suporta. Assim, vale fazer um estudo e analisar o número de vagas que ainda não foram ocupadas.
Para isso, analise a quantidade de rematrículas que foram efetuadas e, a partir disso, trabalhe com o intuito de fechar a quantidade máxima suportada.
Portanto, para cumprir essa fase, é necessário avaliar a quantidade de alunos que vão permanecer na escola, o número atual de estudantes e quantos alunos sua instituição irá suportar sem perder a qualidade no ensino.
Prepare os contratos
Para estabelecer normas e condições de relacionamento entre os pais e a própria instituição de ensino, é importante utilizar um contrato que rege tal relação jurídica. Portanto, cabe ao gestor considerar a eventual utilização de cláusulas, estabelecimento de informações e demais dados referentes ao tipo de serviço educacional prestado.
Além disso, é importante tomar cuidado com os dados que precisam ser atualizados anualmente como as datas e valores de referência. Desse modo, realize uma revisão criteriosa de cada item do contrato antes de efetuar a sua apresentação para os pais.
Realize eventos
A criação de eventos é fundamental para a divulgação e apresentação de sua escola. Vale convidar toda a comunidade para realizar uma visita na escola e conhecer toda a sua infraestrutura.
Esse tipo de realização faz com que novos pais conheçam o espaço e comecem a pensar na sua instituição como uma alternativa. Portanto, vale desenvolver projetos, atividades e comemoração e utilizar desse momento para atrair novos estudantes.
Assim, além de beneficiar a comunidade por meio de atividades recreativas, também é possível conquistar uma excelente divulgação.
Como a tecnologia pode ajudar nesse processo?
A organização do processo de matrículas é importante para ter bons resultados na sua escola e não perder a qualidade dos serviços prestados. Nesse sentido, contar com boas soluções de tecnologia pode ajudar em cada uma das etapas que apresentamos ao longo deste texto.
Por meio do uso de boas soluções, você consegue agilizar as renovações dos alunos com interesse em continuar na sua escola. Assim, tudo fica menos burocrático, facilitando a experiência dos pais e garantindo uma taxa de continuidade mais alta.
Além disso, por meio do uso da tecnologia também é possível oferecer facilidades para quem quer ingressar na escola. Por exemplo, ela vai permitir o envio de informações totalmente online, poupando tempo na sua gestão e dos próprios pais, que não precisam ir até sua instituição para dar andamento com a matrícula dos filhos.
Entendeu como é possível organizar o processo de matrícula escolar e garantir bons resultados em sua escola? Por meio de nossas dicas e usando boas ferramentas, essa etapa tão importante para sua instituição se torna mais eficiente. Portanto, não deixe de colocar em prática tudo que aprendeu por aqui.
Tem alguma experiência que pode ajudar os demais a melhorar seus processos de matrícula? Então, deixe um comentário e compartilhe!